Administració del temps/Pèrdues de temps

Salta a la navegació Salta a la cerca

Desperdiciadores de temps externs[modifica]

  1. Excessiu fluxe de papers.
  2. Telèfon.
  3. Xat.
  4. Facebook.
  5. Youtube.
  6. Televisió.
  7. Visitants.
  8. Reunions.
  9. Errors de comunicació.
  10. Polítiques i procediments.
  11. Informació. (Falta / excés)

Possibles solucions[modifica]

Agenda[modifica]

  • Cites.
  • Projectes.
  • Activitats per realitzar.
  • Marcar activitats en (A) Urgents i Importants, (B) Importants No Urgents o (C) Urgents No Importants.

Ús del telèfon[modifica]

  • Abans de trucar, planifica la conversa.
  • Filtra i agrupa les trucades per fer, tracta d'aplicar un temps específic per a trucades.
  • Tracta d'escurçar la part social de la conversa, veu directe al gra i roman en ell.
  • Si la conversa s'estén innecessàriament, busca excuses per a acabar-la.
  • Estableix períodes de temps on no rebràs trucades excepte en casos d'emergència.

Ús del Xat[modifica]

  • Destinar una quantitat de temps al dia per al xat.
  • Evitar tenir oberta la finestra del xat i les eines de treball al mateix temps.
  • Utilitzar estatus com a "No disponible" o "Absent" la major part del temps.

Ús del Facebook i You Tube[modifica]

  • Destinar una quantitat de temps al dia per a revisar-los.
  • Deixar-ho per a hores que no siguin d'estudi , ni treball (ens desconcentra i fa perdre temps).

Mirar la televisió[modifica]

  • Limita la quantitat de temps per a veure la televisió.
  • Evita veure el televisor mentre estiguis menjant.
  • Aïlla la televisió del teu lloc de treball. Existeixen llocs específics per a usar la televisió, per exemple una sala de juntes, o una sala audiovisual. Si la televisió ha d'estar al teu lloc de treball (per exemple: en una discoteca, un bar o un restaurant) dirigeix-la llavors cap als clients i no cap a a tu.
  • Si no vols perdre't algun programa de televisió i disposes d'una videograbadora programable, grava el programa i mira'l durant el temps que hagis disposat per a tal propòsit.
  • És recomanable veure la televisió durant els temps de descans, per exemple: caps de setmana, dies festius...

Correspondència[modifica]

  • Escriu menys, usa més el telèfon.
  • Destinar una quantitat de temps al dia per a llegir i redactar correus electrònics
  • Escriu respostes a cartes, anotant les respostes al marge i enviant-les de tornada.
  • Usa el revers d'una carta com a còpia de respostes fent servir el paper carbó, elimina documents i deixa-ho tot registrat en la mateixa fulla.
  • Elimina paraules, frases i paràgrafs innecessaris.
  • Pensa abans d'escriure, planeja el que vols expressar.
  • Usa l'estil clar, concís i orientat a fets.
  • A l'escriure usa paraules senzilles.
  • No revisis una i una altra vegada en nom de la perfecció, quan els beneficis són pocs o inexistents.

Interrupcions i visitants inesperats[modifica]

  • Planifica un temps diari per a visitants inesperats i interrupcions.
  • No permetis que certs visitants inesperats prenguin seient.
  • Rep als visitants a la teva oficina.
  • No contribueixis a converses innecessàries.
  • Promou cites en comptes de permetre visites inesperades.
  • Aprèn a dir no, especialment quan et pregunten "Tens un minut?".

Reunions[modifica]

  • Desfes-te de les reunions innecessàries.
  • Pregunta't si la reunió és realment necessària. Una conversa telefònica tindria el mateix efecte? És necessària la meva presència?.
  • Fixa't un límit de temps i ajusta't a ell.
  • Prepara't per a la reunió, resisteix les interrupcions, mantente en el tema.
  • Minimitza les converses intranscendentes. No contribueixis a converses innecessàries.

Pèrdues de temps internes[modifica]

  • Falta de prioritats.
  • Falta de plans.
  • Objectius no clars.
  • Deixar coses per a després.
  • Intentar fer moltes coses alhora.
  • Falta d'autodisciplina.
  • Falta d'habilitat i coneixements.

Solucions[modifica]

  • Reflexió
  • Decisió
  • Disciplina
  • No rendir-se fins a haver desenvolupat nous hàbits