Administració del temps/Pèrdues de temps
Aparença
Desperdiciadores de temps externs
[modifica]- Excessiu fluxe de papers.
- Telèfon.
- Xat.
- Facebook.
- Youtube.
- Televisió.
- Visitants.
- Reunions.
- Errors de comunicació.
- Polítiques i procediments.
- Informació. (Falta / excés)
Possibles solucions
[modifica]Agenda
[modifica]- Cites.
- Projectes.
- Activitats per realitzar.
- Marcar activitats en (A) Urgents i Importants, (B) Importants No Urgents o (C) Urgents No Importants.
Ús del telèfon
[modifica]- Abans de trucar, planifica la conversa.
- Filtra i agrupa les trucades per fer, tracta d'aplicar un temps específic per a trucades.
- Tracta d'escurçar la part social de la conversa, veu directe al gra i roman en ell.
- Si la conversa s'estén innecessàriament, busca excuses per a acabar-la.
- Estableix períodes en els quals no respondràs trucades excepte en casos d'emergència.
Ús del Xat
[modifica]- Destinar una quantitat de temps al dia per al xat.
- Evitar tenir oberta la finestra del xat i les eines de treball al mateix temps.
- Utilitzar estatus com a "No disponible" o "Absent" la major part del temps.
Ús del Facebook i You Tube
[modifica]- Destinar una quantitat de temps al dia per a revisar-los.
- Deixar-ho per a hores que no siguin d'estudi , ni treball (ens desconcentra i fa perdre temps).
Mirar la televisió
[modifica]- Limita la quantitat de temps per a veure la televisió.
- Evita veure el televisor mentre estiguis menjant.
- Aïlla la televisió del teu lloc de treball. Existeixen llocs específics per a usar la televisió, per exemple una sala de juntes, o una sala audiovisual. Si la televisió ha d'estar al teu lloc de treball (per exemple: en una discoteca, un bar o un restaurant) dirigeix-la llavors cap als clients i no cap a a tu.
- Si no vols perdre't algun programa de televisió i disposes d'una videograbadora programable, grava el programa i mira'l durant el temps que hagis disposat per a tal propòsit.
- És recomanable veure la televisió durant els temps de descans, per exemple: caps de setmana, dies festius...
Correspondència
[modifica]- Escriu menys, usa més el telèfon.
- Destinar una quantitat de temps al dia per a llegir i redactar correus electrònics
- Escriu respostes a cartes, anotant les respostes al marge i enviant-les de tornada.
- Usa el revers d'una carta com a còpia de respostes fent servir el paper carbó, elimina documents i deixa-ho tot registrat en la mateixa fulla.
- Elimina paraules, frases i paràgrafs innecessaris.
- Pensa abans d'escriure, planeja el que vols expressar.
- Usa l'estil clar, concís i orientat a fets.
- A l'escriure usa paraules senzilles.
- No revisis una i una altra vegada en nom de la perfecció, quan els beneficis són pocs o inexistents.
Interrupcions i visitants inesperats
[modifica]- Planifica un temps diari per a visitants inesperats i interrupcions.
- No permetis que certs visitants inesperats prenguin seient.
- Rep als visitants a la teva oficina.
- No contribueixis a converses innecessàries.
- Promou cites en comptes de permetre visites inesperades.
- Aprèn a dir no, especialment quan et pregunten "Tens un minut?".
Reunions
[modifica]- Desfes-te de les reunions innecessàries.
- Pregunta't si la reunió és realment necessària. Una conversa telefònica tindria el mateix efecte? És necessària la meva presència?.
- Fixa't un límit de temps i ajusta't a ell.
- Prepara't per a la reunió, resisteix les interrupcions, mantente en el tema.
- Minimitza les converses intranscendentes. No contribueixis a converses innecessàries.
Pèrdues de temps internes
[modifica]- Falta de prioritats.
- Falta de plans.
- Objectius no clars.
- Deixar coses per a després.
- Intentar fer moltes coses alhora.
- Falta d'autodisciplina.
- Falta d'habilitat i coneixements.
Solucions
[modifica]- Reflexió
- Decisió
- Disciplina
- No rendir-se fins a haver desenvolupat nous hàbits