Vés al contingut

Administració del temps/Eficiència a l'oficina

Efectivitat del temps a l'oficina[modifica]

A la nostra oficina regularment hi trobem treballant altres persones, les quals és molt possible que no utilitzin el seu propi temps efectivament. I encara pitjor, és possible que malgastin el temps d'algú altre i li frustrin els seus esforços de diverses maneres. És per això que hem de transformar la nostra oficina en una plataforma per a l'acció efectiva.

Arranjament de l'oficina[modifica]

El temps pot perdre's imperceptiblement si l'àrea de treball no està ben organitzada.

La teva oficina ha d'estar organitzada d'acord a les funcions que ocupes. L'equip i els materials que utilitzes amb freqüència han d'estar a prop teu. La comoditat física i la satisfacció estètica són factors importants. Probablement has caminat per la teva oficina i t'has sentit deprimit pel desordre: grans piles de papers, tasses de cafè sense rentar, pols i escombraries, mala il·luminació, etc. Canvia-ho! És sorprenent el millor que es sent tothom quan l'oficina es troba arreglada i en ordre.

La bona il·luminació és especialment important per evitar el cansament ocular i els mals de cap.

L'escriptori ha d'estar lliure de papers, excepte el del treball específic que tinguis entre mans. Això fa que pensis en una sola cosa alhora. La concentració és una gran estalviadora de temps.

Dóna una mirada objectiva al teu escriptori la pròxima vegada que t'hi asseguis davant. Hi ha a sobre un regirat de papers, cartes i carpetes? Si es deixa el desordre, aquest et crea un sentiment d'aclaparament, el resultat del qual és tensió i frustració. Com a primera mesura, buida l'escriptori i posa les carpetes en ordre, per reduir la quantitat de temps necessària per buscar-les.

Una vegada que el teu escriptori estigui buit, verifica que estigui organitzat de tal manera que no perdis temps buscant coses com bolígrafs, clips, regle, llapis, tisores, fulls, etc. Recorda una vegada més la sàvia regla tradicional: un lloc per a cada cosa i cada cosa al seu lloc.

Netejar el teu escriptori ha de convertir-se en un hàbit. Un escriptori ben ordenat és el fonament per al treball de matí.

Interrupcions[modifica]

Les interrupcions no podem eliminar-les, moltes d'elles són exigències. No obstant un ha de planejar amb la intenció de minimitzar la quantitat d'interrupcions indesitjables. Una hora de treball concentrat brinda més resultats que quatre hores fragmentadas a causa de trucades o visites inesperades.

El ser humà és un ésser de cicles, i en general és coherent als períodes que constitueixen el seu temps òptim. Algunes persones són "matineres" i poden pensar millor de sis a nou del matí. D'altres, són "aus nocturnes" i els seus cervells no funcionen fins a la sortida de la lluna. No hi ha cap avantatge entre ser una cosa o l'altra, l'important és que cadascun protegeixi aquest temps.

Els projectes i tasques més difícils han de programar-se possiblement, durant el temps òptim personal. En aquesta forma els estarem manejant durant els períodes de màxima eficiència.

Per això ens podem proposar horaris en els quals no farem ni rebrem visites, de manera que puguem tenir hores de treball ininterrumpudes. Aquests horaris poden ser preferentement al matí, a l'iniciar les nostres tasques, o al final de la nostra jornada, ja que en aquests moments les exigències dels altres són mínimes.

En el cas del telèfon, podem realitzar les nostres trucades per tandes, a fi de dedicar aquest temps específic al seu ús, un tip que pot ajudar-nos és el realitzar nostres trucades abans de l'esmorzar o abans del final del dia, ja que la gent sol ser menys parladora i va directe al gra.

És important ressaltar que la persona que més interromp en la teva jornada de treball no és el teu cap, és la segona; la primera ets tu mateix. Tots en ocasions desitgem ser interromputs. Sovint, quan estem cometent un treball difícil o desagradable, és un plaer ser interromput. O esperes que soni el telèfon, o senzillament l'agafem per parlar a un col·lega sobre un assumpte que no té importància, i de pas interrompem a l'altra persona. "No, no, gens urgent... només estic trucant per xerrar".

Altres formes d'interrompre's personalment són: fent cafè, deixant un projecte i començant-ne un altre, etc.

És important tenir en compte que el recuperar-se d'una interrupció fa perdre més temps que la interrupció mateixa.