Administració del temps/Posant prioritats
Com planejar el dia[modifica]
Les agendes són eines essencials. Una vegada que tinguis l'agenda de l'any següent, descarta els dies festius, els compromisos familiars i els esdeveniments aliens al treball. Aquests són els teus temps compromesos. Assegura't de traslladar tots els teus compromisos de treball a la nova agenda. Agrega tot termini important en el qual hagin d'haver-se complert les activitats.
Súbitament, l'any en blanc comença a veure's ple. No obstant, encara és molt el temps no compromès, i manejar-ho bé ha de ser la teva prioritat.
La llista diària[modifica]
Una disciplina essencial és elaborar un programa per al dia. Elabora una llista del que has de fer i també del que vols assolir en el temps lliure del que disposes, el pots fer en la mateixa agenda o en fulles per separat.
Estableix límits de temps per a totes les tasques. Habitua't a estimar sempre la quantitat de temps requerida per a cada treball, com per exemple dur a terme una visita o realitzar l'informe. Verifica després si la teva estimació va ser realista.
Després estableix les teves prioritats. Una prioritat es compon de dos elements en variades proporcions: urgència i importància. És urgent reparar una roda feta malbé, però no és important. És important començar a pensar en l'estratègia de mercat per al pròxim any, però no és urgent. No obstant això convèncer al director executiu, en la reunió de les 16:00 hrs., d'autoritzar les noves campanyes de vendes, sí és urgent i important.
Algunes tasques que manquen d'importància i urgència pot convenir realitzar-les primer. La raó de temps-benefici pot ser aquí una bona guia. Si el benefici és substancial i el temps que es requereix és curt, fes-ho. Fins i tot podem classificar les nostres activitats de la següent manera.
- A: És indispensable fer-ho avui.
- B: Ha de fer-se avui.
- C: Podria fer-se avui.
Probablement no aconseguim a realitzar totalment els llistats de prioritats A i B, però no permetis que això et desanimi. Si has treballat d'acord amb el teu sentit de les prioritats, avui solament hauràs fet coses importants, que és al que es refereix el maneig del temps al treball.
Algunes persones els agrada fer la planificació diària al començar el dia. Unes altres prefereixen planejar el dia la nit anterior. Això té l'avantatge que un pot consultar-ho amb el coixí; en ocasions, després del descans nocturn se t'ocorreran altres punts que agregar a la llista, o és possible que alteris les teves prioritats.
Verifica integralmente el pla per al dia, per a veure si hi ha algun buit o algun temps marginal que pugui omplir-se o destinar-se a un bon ús.
Una alerta: si et descobreixes traspassant un element de la llista d'un dia per a un altre, pot ser senyal que ho estàs posposant. Examina el punt curosament per a assegurar que no sigui aquest el cas.
Revisa cada dia identificant els èxits i analitzant les raons de les falles. Evita elaborar excuses per a tu mateix: explora fins a trobar raons reals.
Un consell valuós[modifica]
Charles M. Schwab, qui va transformar la companyia Bethlehem Steel en la més gran productora independent d'acer en el món, en una ocasió va plantejar un desafiament durant el menjar a un consultor en gerència cridat Ivy Lee: "Mostri'm una forma en què pugui assolir fer més coses amb el meu temps i li pagaré els honoraris que vulgui, dins del raonable". Lee li va estendre una fulla de paper en blanc. "Escrigui cada nit les coses que hagi de fer al matí", va dir, i numeri-les per ordre d'importància. Al matí, el primer que ha de fer és començar a treballar en el número 1 de la seva llista i continuar fins que ho hagi acabat. Després iniciï amb el nombre 2..., el 3..., etc. Al terme del dia desfes-te de la llista i elabori'n una de nova. No es preocupi si no assoleix acabar totes les activitats de la seva llista. Si no pot amb aquest mètode, no podrà fer-ho amb cap altre. Provi-ho per uns dies i després pagui'm el que cregui que val aquest consell".
Poc després, Schwab li va enviar a Lee un xec per $25,000 USD. Més tard va dir que aquesta era la lliçó més rendible que va poder aprendre en la seva carrera empresarial.
La llista diària de prioritats ha de respectar-se però no ha de convertir-se en un manament sagrat. És una eina per a usar, no un ídol per a adorar. Per a reflexionar una mica sobre això llegim un passatge escrit pel doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
"La persona que crida inesperadamente, agradable o desagradable, interromp el seu patró de temps. Aquest temps ja està assignat. Conseqüentment, no hi ha temps per a ajudar a algú que ho necessiti, per a relaxar-se o per a gaudir una xerrada.
El gaudi queda sempre per a després de fer tots els treballs dins dels terminis determinats, les cartes per contestar, les trucades per fer. Però aquest moment mai arriba. Sempre hi haurà més cartes, més venciments, més treballs, i així la vida es veu posposada fins a un indefinit després: fins a massa tard. Un hàmster en la seva roda de gàbia té més o menys la mateixa classe de llibertat".
Emprar el temps efectivament ha de ser sempre el teu ideal però mai convertir-se en una obsessió. Si es presenta una finalitat superior, sigues flexible. Una de les finalitats del maneig del temps diari és precisament ser lliure en aquesta forma: tenir temps per a dedicar-se a l'inesperat. Això implica fer el que es necessita fer de la forma més econòmica. Tracta sempre de gaudir del que estiguis fent i no desaprofitis el temps lamentant-te pel que no vas deixar temps per a fer.