Administració del temps/Pèrdues de temps

Pèrdues de temps

---

Temps de qualitat         Identificació d'hàbits personals

---

del llibre Administració del temps

Desperdiciadores de temps externs

1. Excessiu fluxe de papers.
2. Telèfon.
3. Xat.
4. Facebook.
5. Youtube.
6. Televisió.
7. Visitants.
8. Reunions.
9. Errors de comunicació.
10. Polítiques i procediments.
11. Informació. (Falta / excés)

Possibles solucions

Agenda

• Cites.
• Projectes.
• Activitats per realitzar.
• Marcar activitats en (A) Urgents i Importants, (B) Importants No Urgents o (C) Urgents No Importants.

Ús del telèfon

• Abans de trucar, planifica la conversa.
• Filtra i agrupa les trucades per fer, tracta d'aplicar un temps específic per a trucades.
• Tracta d'escurçar la part social de la conversa, veu directe al gra i roman en ell.
• Si la conversa s'estén innecessàriament, busca excuses per a acabar-la.
• Estableix períodes en els quals no respondràs trucades excepte en casos d'emergència.

Ús del Xat

• Destinar una quantitat de temps al dia per al xat.
• Evitar tenir oberta la finestra del xat i les eines de treball al mateix temps.
• Utilitzar estatus com a "No disponible" o "Absent" la major part del temps.

Ús del Facebook i You Tube

• Destinar una quantitat de temps al dia per a revisar-los.
• Deixar-ho per a hores que no siguin d'estudi , ni treball (ens desconcentra i fa perdre temps).

Mirar la televisió

• Limita la quantitat de temps per a veure la televisió.
• Evita veure el televisor mentre estiguis menjant.
• Aïlla la televisió del teu lloc de treball. Existeixen llocs específics per a usar la televisió, per exemple una sala de juntes, o una sala audiovisual. Si la televisió ha d'estar al teu lloc de treball (per exemple: en una discoteca, un bar o un restaurant) dirigeix-la llavors cap als clients i no cap a a tu.
• Si no vols perdre't algun programa de televisió i disposes d'una videograbadora programable, grava el programa i mira'l durant el temps que hagis disposat per a tal propòsit.
• És recomanable veure la televisió durant els temps de descans, per exemple: caps de setmana, dies festius...

Correspondència

• Escriu menys, usa més el telèfon.
• Destinar una quantitat de temps al dia per a llegir i redactar correus electrònics
• Escriu respostes a cartes, anotant les respostes al marge i enviant-les de tornada.
• Usa el revers d'una carta com a còpia de respostes fent servir el paper carbó, elimina documents i deixa-ho tot registrat en la mateixa fulla.
• Elimina paraules, frases i paràgrafs innecessaris.
• Pensa abans d'escriure, planeja el que vols expressar.
• Usa l'estil clar, concís i orientat a fets.
• A l'escriure usa paraules senzilles.
• No revisis una i una altra vegada en nom de la perfecció, quan els beneficis són pocs o inexistents.

Interrupcions i visitants inesperats

• Planifica un temps diari per a visitants inesperats i interrupcions.
• No permetis que certs visitants inesperats prenguin seient.
• Rep als visitants a la teva oficina.
• No contribueixis a converses innecessàries.
• Promou cites en comptes de permetre visites inesperades.
• Aprèn a dir no, especialment quan et pregunten "Tens un minut?".

Reunions

• Desfes-te de les reunions innecessàries.
• Pregunta't si la reunió és realment necessària. Una conversa telefònica tindria el mateix efecte? És necessària la meva presència?.
• Fixa't un límit de temps i ajusta't a ell.
• Prepara't per a la reunió, resisteix les interrupcions, mantente en el tema.
• Minimitza les converses intranscendentes. No contribueixis a converses innecessàries.

Pèrdues de temps internes

• Falta de prioritats.
• Falta de plans.
• Objectius no clars.
• Deixar coses per a després.
• Intentar fer moltes coses alhora.
• Falta d'autodisciplina.
• Falta d'habilitat i coneixements.

Solucions

• Reflexió
• Decisió
• Disciplina
• No rendir-se fins a haver desenvolupat nous hàbits